ارسال صورتحساب الگوی بارنامه بیتا؛ از خروجی اکسل تا ثبت در سامانه مؤدیان
چک‌لیست اجرایی ارسال بارنامه بیتا در نرم‌افزار واسط درسان
در این آموزش، مراحل دریافت خروجی از سامانه بیتا، بارگذاری فایل در نرم‌افزار واسط درسان، انتخاب الگوی صحیح و رفع خطاهای رایج صورتحساب بارنامه به‌صورت مرحله‌به‌مرحله توضیح داده شده است.
ارسال صورتحساب الگوی بارنامه بیتا؛ از خروجی اکسل تا ثبت در سامانه مؤدیان
اگر هنگام ارسال صورتحساب بارنامه با خطاهایی مانند ردیف خالی، شناسه کالای حمل‌شده، کد شهر مبدأ و مقصد، اطلاعات ناقص طرف حساب یا ردیف‌های ابطالی مواجه می‌شوید، این راهنما مسیر اصلاح و ارسال صحیح را مشخص می‌کند.
لینک‌های ضروری قبل از شروع
1) دریافت خروجی صحیح از سامانه بیتا
- در سامانه حمل بیتا وارد مسیر گزارشات ← جزئیات بارنامه شوید.
- بازه زمانی موردنظر برای استخراج اطلاعات بارنامه را انتخاب کنید.
- گزارش پیش‌فرض را انتخاب کنید؛ برای این الگو معمولاً نیازی به گزارش سفارشی نیست.
- خروجی را با فرمت Excel دریافت کنید.
نکته مهم درباره سطر جمع در فایل اکسل
در بسیاری از خروجی‌های بیتا، در انتهای فایل اکسل یک سطر جمع یا تجمیع اضافه می‌شود. این ردیف، دیتای قابل ارسال به سامانه مؤدیان نیست و می‌تواند باعث خطای ردیف خالی یا خطای سطر انتهایی شود. قبل از بارگذاری، ردیف جمع و ردیف‌های غیرمرتبط را حذف کنید.
2) بارگذاری فایل در نرم‌افزار واسط درسان
- در نرم‌افزار واسط درسان، از بخش بارگذاری، گزینه بارگذاری دسته‌ای را انتخاب کنید.
- فایل اکسل خروجی گرفته‌شده از بیتا را بارگذاری کنید.
- در قسمت انتخاب الگو، گزینه الگوی بارنامه بیتا - کلی را انتخاب کنید.
- پس از ثبت، ردیف‌ها وارد پیش‌نویس می‌شوند و می‌توانید موارد خطادار را بررسی و اصلاح کنید.
3) خطاهای متداول پس از بارگذاری و روش رفع آن‌ها
خطای ردیف خالی یا خطای سطر انتهایی
- علت رایج این خطا، وجود سطر جمع، توضیح، تجمیع یا ردیف‌های غیر دیتایی در انتهای فایل اکسل است.
- راه‌حل: انتهای فایل اکسل را بررسی کنید، ردیف‌های غیرمرتبط را حذف کنید و فایل را دوباره بارگذاری نمایید.
خطای شناسه کالای حمل‌شده
برخی شناسه‌های درج‌شده در خروجی بیتا با استانداردهای داخلی سامانه حمل ثبت می‌شوند و ممکن است با شناسه کالا/خدمت مورد قبول سامانه مؤدیان یکسان نباشند. در الگوی اختصاصی درسان، بخش زیادی از این موارد از قبل شناسایی و تبدیل شده‌اند؛ اما در برخی ردیف‌ها ممکن است نیاز به اصلاح دستی وجود داشته باشد.
- ردیف‌های خطادار را از روی شرح بار یا شرح خدمت بررسی کنید.
- شناسه صحیح را از بخش جستجوی شناسه کالا/خدمت سامانه مؤدیان در درسان انتخاب کنید.
- پس از انتخاب شناسه صحیح، پیش‌نویس را دوباره بررسی و برای ارسال آماده کنید.
ردیف‌های ابطالی در خروجی بیتا
- اگر در خروجی اکسل، ردیفی با وضعیت ابطالی وجود دارد، آن ردیف نباید به‌عنوان صورتحساب فروش بارگذاری شود.
- قبل از ایمپورت، ردیف‌های ابطالی را از فایل اکسل حذف کنید تا در مرحله بارگذاری و ارسال باعث خطا نشوند.
4) تشخیص نوع طرف حساب در الگوی بارنامه بیتا
در الگوی بیتا، نوع طرف حساب تا حد امکان بر اساس ساختار اطلاعات هویتی تشخیص داده می‌شود. کامل بودن شناسه ملی، کد ملی، کد اقتصادی و کد پستی در کاهش خطاهای ارسال نقش مستقیم دارد.
- شخص حقیقی: معمولاً بر اساس کد ملی 10 رقمی و اطلاعات تکمیلی مانند کد پستی تشخیص داده می‌شود.
- شخص حقوقی: معمولاً بر اساس شناسه ملی یا کد اقتصادی معتبر شناسایی می‌شود.
- مشارکت مدنی: در برخی موارد بر اساس ساختار شناسه و اطلاعات ثبت‌شده قابل تشخیص است.
هشدار مهم درباره مصرف‌کننده نهایی
در صورتحساب نوع 1 بارنامه، ارسال برای مصرف‌کننده نهایی کاربرد معمول ندارد. اگر اطلاعات طرف حساب ناقص باشد، ممکن است تشخیص طرف حساب با خطا مواجه شود. قبل از ارسال، کد ملی، شناسه ملی، کد اقتصادی و کد پستی را بررسی کنید.
5) تبدیل کد شهر مبدأ و مقصد
کدهای شهر در خروجی سامانه حمل بیتا ممکن است با ساختار مورد انتظار سامانه مؤدیان متفاوت باشد. در الگوی اختصاصی درسان، نگاشت بسیاری از شهرها از قبل انجام شده تا نیاز به اصلاح دستی کد شهر مبدأ و مقصد به حداقل برسد.
6) مقادیر پیش‌فرض الگوی بارنامه بیتا در درسان
برای کاهش خطا و افزایش سرعت ثبت، برخی مقادیر در الگوی پیش‌فرض بارنامه بیتا از قبل تنظیم شده‌اند:
- موضوع صورتحساب: فروش
- نوع صورتحساب: نوع 1 بارنامه
- نوع بارنامه: جاده‌ای
- نام خدمت در سطرها: خدمات حمل و نقل
- کالا/خدمت حسابداری: معمولاً یک خدمت ثابت حمل‌ونقل
- نرخ مالیات بر ارزش افزوده: مطابق تنظیمات و ماهیت خدمت قابل بررسی است
7) شخصی‌سازی الگو بر اساس نیاز شرکت
اگر ساختار خروجی شرکت شما با الگوی پیش‌فرض متفاوت است یا می‌خواهید برخی ستون‌ها مطابق رویه داخلی شرکت تنظیم شوند، می‌توانید از الگو کپی بگیرید و نسخه اختصاصی خودتان را بسازید.
- شماره فاکتور می‌تواند مطابق شماره بارنامه یا شماره حواله تنظیم شود.
- نام خدمت می‌تواند از «خدمات حمل و نقل» به متن مورد استفاده شرکت تغییر کند.
- ستون‌های ورودی، مقادیر ثابت و نگاشت‌ها قابل بررسی و تنظیم هستند.
- پس از اصلاح، نسخه اختصاصی الگو را ذخیره کنید تا در ارسال‌های بعدی سریع‌تر عمل کنید.
8) چک‌لیست قبل از ارسال نهایی صورتحساب بارنامه
جمع‌بندی
برای ارسال صحیح صورتحساب بارنامه بیتا در سامانه مؤدیان، مهم‌ترین اقدام این است که خروجی اکسل را تمیز کنید، الگوی درست را در نرم‌افزار واسط درسان انتخاب کنید و خطاهای مربوط به شناسه کالا/خدمت، کد شهر و اطلاعات طرف حساب را قبل از ارسال نهایی بررسی نمایید. استفاده از الگوی اختصاصی درسان باعث می‌شود بخش زیادی از تبدیل‌ها و نگاشت‌ها به‌صورت آماده انجام شود و ارسال گروهی صورتحساب‌ها با خطای کمتر انجام گیرد.