تعریف اولیه کارکنان
ثبت پرسنل جدید به‌صورت دستی، ورود گروهی با فایل اکسل و دریافت اطلاعات از دیسکت بیمه یا مالیات.
بازگشت
6
آموزش ثبت کارکنان و آپدیت گروهی در حقوق و دستمزد درسان
آموزش نرم‌افزار حقوق و دستمزد درسان
ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات کارکنان در نرم‌افزار حقوق و دستمزد درسان
در این راهنما، روش‌های تعریف اولیه پرسنل و همچنین ویرایش گروهی اطلاعات کارکنان از طریق اکسل آموزش داده می‌شود تا ثبت اطلاعات حقوق و دستمزد با سرعت بیشتر و خطای کمتر انجام شود.
این آموزش شامل چه بخش‌هایی است؟
به‌روزرسانی گروهی اطلاعات
اصلاح اطلاعات کارکنان بر اساس کد ملی؛ مانند حقوق پایه، مزایا، کسورات، مالیات، شماره حساب و مرکز هزینه.
بخش اول: تعریف کارکنان
برای ثبت اطلاعات پرسنلی در نرم‌افزار حقوق و دستمزد درسان، سه روش اصلی در اختیار کاربر قرار دارد. انتخاب روش مناسب به حجم اطلاعات و وضعیت فایل‌های موجود در مجموعه بستگی دارد.
1. ثبت دستی در فرم پرسنل
در روش ثبت دستی، وارد بخش تعریف کارمند شوید و اطلاعات فردی، بیمه‌ای، سازمانی و بانکی پرسنل را تکمیل کنید.
- نام و نام خانوادگی
- نوع بیمه و شماره بیمه
- وضعیت تأهل و تعداد فرزند
- نوع محل خدمت؛ عادی یا کمتر توسعه‌یافته
- تاریخ شروع به کار
- شماره حساب یا شماره شبا برای پرداخت بانکی
فیلدهای الزامی با رنگ قرمز مشخص شده‌اند و باید قبل از ذخیره تکمیل شوند. پس از ذخیره، کارمند جدید در لیست کارکنان قابل مشاهده خواهد بود.
نکته کاربردی: اگر وضعیت تأهل و تعداد فرزند به‌درستی ثبت شود، نرم‌افزار می‌تواند حق اولاد و معافیت‌های مرتبط را بر اساس اطلاعات واردشده محاسبه کند.
2. ورود گروهی کارکنان از طریق فایل اکسل
اگر قرار است چندین کارمند به‌صورت هم‌زمان ثبت شوند، از گزینه دریافت قالب اکسل استفاده کنید و فایل نمونه را مطابق ساختار تعیین‌شده تکمیل نمایید.
قالب اکسل کارکنان معمولاً شامل ستون‌هایی مانند کد پرسنلی، نام، نام خانوادگی، جنسیت، شماره بیمه، تاریخ شروع، وضعیت محل خدمت، وضعیت تأهل و تعداد فرزند است.
- جنسیت: عدد 1 برای مذکر و عدد 2 برای مؤنث
- وضعیت محل خدمت: عدد 1 برای عادی و عدد 2 برای کمتر توسعه‌یافته
- تکمیل اطلاعات بر اساس همان ترتیب و ساختار فایل نمونه
- بارگذاری فایل در سامانه و بررسی رکوردهای ناقص قبل از نهایی‌سازی
نمونه فایل ایمپورت کارکنان
دانلود فایل اکسل
برای جلوگیری از خطای بارگذاری، اطلاعات را فقط داخل قالب استاندارد درسان وارد کنید و ستون‌ها را حذف، اضافه یا جابه‌جا نکنید.
پیشنهاد: ابتدا یک یا دو کارمند را به‌صورت دستی وارد کنید تا با ترتیب فیلدها آشنا شوید؛ سپس اطلاعات سایر کارکنان را طبق همان الگو در فایل اکسل ثبت کنید.
3. ورود اطلاعات از طریق دیسکت بیمه یا مالیات
اگر فایل‌های دیسکت بیمه یا مالیات را در اختیار دارید، می‌توانید در قسمت Import گزینه بارگذاری فایل دیسکت را انتخاب کنید تا نرم‌افزار اطلاعات کارکنان را از فایل استخراج کند.
در بسیاری از موارد، بخش زیادی از اطلاعات به‌صورت خودکار تکمیل می‌شود. اگر بعضی فیلدها مانند وضعیت محل خدمت یا کد تفصیلی ناقص باشد، می‌توانید آن‌ها را با روش اکسل یا ثبت دستی تکمیل کنید.
بخش دوم: به‌روزرسانی گروهی اطلاعات کارکنان از طریق اکسل
برای ویرایش گروهی اطلاعات کارکنان، مانند افزایش حقوق، اصلاح مزایا، تغییر کسورات یا اصلاح شماره حساب، می‌توانید از قابلیت آپدیت گروهی بر اساس کد ملی استفاده کنید.
ورود به سامانه درسان
وارد سامانه حقوق و دستمزد درسان شوید و از منوی اصلی، بخش مدیریت حقوق و دستمزد کارکنان را انتخاب کنید.
دریافت قالب اکسل به‌روزرسانی
گزینه دریافت قالب اکسل به‌روزرسانی را انتخاب کنید. فایل شامل ستون‌هایی مانند کد ملی، نام، حقوق پایه، مزایا، مالیات و سایر اطلاعات مرتبط خواهد بود.
ویرایش اطلاعات در اکسل
فایل را باز کنید و فقط مقادیر موردنیاز را بر اساس کد ملی کارکنان تغییر دهید. ساختار فایل، نام ستون‌ها و ترتیب ستون‌ها را تغییر ندهید.
بارگذاری فایل در سامانه
به بخش به‌روزرسانی گروهی از طریق اکسل بروید و فایل ویرایش‌شده را بارگذاری کنید.
بررسی و تأیید اطلاعات
سامانه داده‌ها را بررسی می‌کند و در صورت وجود خطا، هشدار می‌دهد. پس از اصلاح موارد احتمالی، گزینه تأیید و اعمال تغییرات را انتخاب کنید.
ذخیره تغییرات و دریافت گزارش
پس از ثبت نهایی، اطلاعات کارکنان به‌صورت گروهی به‌روزرسانی می‌شود و می‌توانید گزارش تغییرات ایجادشده را دریافت کنید.
نکات مهم قبل از ثبت نهایی اطلاعات
کد ملی، شناسه اصلی کارمند است
در به‌روزرسانی گروهی، اطلاعات جدید فقط زمانی جایگزین می‌شود که کد ملی در فایل اکسل کاملاً با اطلاعات ثبت‌شده در سامانه منطبق باشد.
قالب اکسل را تغییر ندهید
حذف، اضافه یا جابه‌جایی ستون‌ها می‌تواند باعث خطا در بارگذاری شود. همیشه از جدیدترین قالب اکسل درسان استفاده کنید.
پیش‌نمایش را بررسی کنید
قبل از اعمال نهایی، با گزینه پیش‌نمایش، صحت اطلاعات و تغییرات کارکنان را کنترل کنید.
جمع‌بندی آموزش
با استفاده از ثبت دستی، ورود گروهی از طریق اکسل و دریافت اطلاعات از دیسکت بیمه یا مالیات، می‌توان اطلاعات کارکنان را در نرم‌افزار حقوق و دستمزد درسان با سرعت بالا ثبت کرد. همچنین قابلیت به‌روزرسانی گروهی بر اساس کد ملی کمک می‌کند اصلاحات پرسنلی، حقوقی و بانکی با دقت بیشتر و در زمان کوتاه‌تری انجام شود.
سوالات متداول
برای ثبت چند کارمند به‌صورت هم‌زمان، کدام روش بهتر است؟
برای ثبت تعداد زیاد کارکنان، استفاده از قالب اکسل درسان مناسب‌تر است؛ چون اطلاعات همه کارکنان در یک فایل تکمیل و به‌صورت گروهی بارگذاری می‌شود.
آیا می‌توان اطلاعات کارکنان را از دیسکت بیمه یا مالیات وارد کرد؟
بله. در صورت داشتن فایل دیسکت بیمه یا مالیات، می‌توانید آن را از بخش Import بارگذاری کنید تا اطلاعات قابل استخراج کارکنان در سامانه ثبت شود.
در به‌روزرسانی گروهی، معیار شناسایی کارمند چیست؟
کد ملی معیار اصلی شناسایی کارمند است. اگر کد ملی در فایل اکسل با اطلاعات سامانه منطبق نباشد، تغییرات آن ردیف به‌درستی اعمال نمی‌شود.
آیا می‌توان ستون‌های فایل اکسل را تغییر داد؟
خیر. برای جلوگیری از خطای بارگذاری، نباید ستون‌های قالب اکسل حذف، اضافه یا جابه‌جا شود.